استاد: جناب آقای دکتر علیشیری

دانشجو: محمد حسین عربها

 

 

خلاصه فصل هشتم

برنامه های ایجاد تغییر در تیم ها

 

برنامه های ایجاد تغییر ، فنون و روشهای طراحی برای تغییر فرهنگ سازمان بوده ، و حرکت آنرا از ((وضعیت موجود)) به جایی که اعضای سازمانی خواهان رسیدن به آن می باشند؛ ممکن می سازند.

 

تیمها و و گروههای کاری: واحدهای استراتژیک سازمان

مدیریت فرهنگ تیم کاری براساس اعتماد متقابل ، محور اصل تاکید برنامه های تحول سازمان است. اگرچه ما تا اندازه ای گروهها و تیمها را مترادف بکار برده ایم ، ولی قائل شدن تفاوت بین آن دو حائز اهمیت است. یک گروه کاری ، تعدادی از اشخاص می باشند ، که معمولاً به یک مافوق مشترک گزارش می دهند و دارای برخی تعاملات رودررو هستند. و نیز تا حدی در انجام وظایف خود ، به قصد تحقق اهداف سازمان، به هم وابستگی دارند متقابل دارند.

از جمله نویسندگان اولیه، که توجه خود را به اهمیت کارکرد تیمی معطوف داشتند ،  رنسیسی لیکرت و داگلاس مک گریگور بوده اند. بر اساس گفته مک گریگور وقتی چنین شرایطی ایجاد می شود، به احتمال زیاد تیم، بطور موفقیت آمیز رسالت خودرا محقق می سازد و همزمان نیازهای شخصی و گروهی اعضای آن نیز ارضا می شوند.

 

ویژگی های یک تیم اثر بخش:

هدف روشن، فقدان تشریفات، مشارکت در گروه، تضاد در گروه، شنود موثر، تصمیم گیری بر اساس راجماع ، ارتباط باز، روشن بودن نقشها و وظایف کاری، رهبری مشارکتی، روابط خارجی، تنوع سبک، خود ارزیابی

تیمهای دارای عملکرد بالا همین ویژگی را دارند اما با میزان بالاتر و بیشتری.

 

برنامه های ایجاد تغییر کلی در تیم ها:

احتمالاًر مهمترین گروه از برنامه های ایجاد تغییر در تحول سازمان، فعالیت های تیم سازی هستند، که هدفشان بهبود افزایش اثر بخشی تیمهای متنوع درون سازمان است.

فعالیتهای تیم سازی ، نوعاً در راستای چهار حوزه اساسی جهت داده شده اند: تشخیص، انجام وظیفه، روابط و فذآیندهای تیم و سازمان.

 

 

 

جلسه تشخیصی گروه رسمی:

هدف جلسه تشخیصی گروه رسمی طرح یک انتقاد عمومی نسبت به عملکرد گروه است: یعنی برانداز کردن ((کجا می رویم)) و (( چگونه به آنجا می رویم)) و ظاهر نمودن و تعیین کردن مشکلات به منظور رفع آنها.

برای توزیع اطلاعات در گروه ، چندین روش کسب داده های تشخیصی وجود دارند:

1)    یک بحث کلی در گروه مطرح می گردد که هر کدام از اعضا به صورت انفرادی در کل بحث شرکت می کنند.

2)    گروه ، به گروه های فرعی تبدیل می شود. آنگاه گروه های فرعی گزارش خود را به گروه اصلی بر می گردانند.

3)  ایجاد گروههای دونفری که با یکدیگر مصاحبه می کنند یا به آسانی در مورد ایده های خود با یکدیگر بحث می کنند ؛ و آنگاه هر زوج گزارش خود را به کل گروه ارائه می دهد.

 

جلسات تیم سازی گروه رسمی:

هدف جلسه تیم سازی گروه اسمی ، بهبود اثر بخشی تیم از طریق مدیریت بهتر نیازهای وظیفه ، انظارات روابط گروهی و فرآیندهای گروه است. معمولاً جلسه تیم سازی به وسیله مدیر با مشاوره شخص ثالث آغز می شود. آنگاه ایده مورد نظر جهت مشخص شدن واکنش گروه مورد آزمون قرار می گیرد.

روش معمول برای این جلسات مصاحبه مشاور با هریک از اعضای گروه است و رهبر قبل از جلسه از آنها می پرسد که نقاط قوت گروه چیست ، مشکلات آنها چیست، در مورد کارکردهای گروه چگونه فکر می کنند و در راه ارائه عملکرد گروه چه موتنعی وجود دارد.جلسه ممکن اس برای هدف خاصی برپا شود مثلاً ورود عضو جدیدی به گروه تغییری ساختاری در سازمان یا برنامه ریزی برای سال آینده یا ممکن است جلسه به حفظ و مدیریت فرهنگ و فرآیندهای سازمان اختصاص داده شود.

انواع مهم جلسه تیم سازی مشتمل بر اختصاص زمان به روشهای حل مسئله، روشهای برنامه ریزی ، و هدف گذاری، فنون حل تعارض و شبیه به اینها است.

ریچارد بک هارد دلایل یا اهداف چهار گانه دخیل در برقراری جلسه تیم سازی مشارکتی را به ترتیب اهمیت اینچنین فهرست می کند:

1-   تدوین اهداف یا الویت ها

2-   تجزیه و تحلیل و تعیین روش کار

3-   بببررسی روش انجام کار گروه و فرآیند های گروه

4-   بررسی روابط بین افراد انجام دهنده کار

در تحقیقی که به وسلیه عده ای صاحب نظر انجام شد ماهیت کلی جلسات تیمی را اینچنین بیان می کنند:

ما، قویاً به این باور رسیده ایم که فعالیت های بهبود اولیه باید به جای تمرکز برروابط افراد وظیفه مدار باشد. این روش معمولاً بی خطر تر است، و کمتر با مقاومت مواجه می شود. و بر حسب مسائل و فرصتهای مشخص شده به وسیله عامل نیازمند به تغییر مناسبتر عمل می کند. ما تمایل صرف به تمرکز بر تیم سازی نداریم، بلکه پی برده ایم که تیم سازی به عنوان نوعی نتیجه یادگیری برای حل مشکلات در یک محیط گروهی صورت می پذیرد. دئر عین حال از موضوعات روابط متقابل افراد با یکدیگر یا عدم اثر بخشی تیم در صورتی که در راه حل مسئله موثر باشند پرهیز نمی کنیم.

ویلیام دیر در مورد فرآیند تیم های رسمی کاری اینچنین اظهار نظر می کند:

یکی از پیش فرضهای اصلی درباره تیمهای داخل سازمان آن است که منابع در دسترس افراد موجود در واحد کاری هستند. آنها توانایی تشخیص و برخورد با سئوالات [موضوعات افول عملکرد بالا] و مشکلات موجود در ورای این سئوالات را دارند. در صورتی که زمان سیستمهای تشویقی و آزادی مورد نیاز برای کار کردن صادقانه در جهت راه حلها به آنها داده شود. تکامل تیم در بهترین حالت ایجاد فرصت برای افراد می باشد ، تا با یکدیگر در منافع ، ایده ها و تجارب خویش سهیم شوند و کار کردن با هم را در راستای حل مشکلات متقابل و تحقق اهداف مشترک شروع کنند.

عوامل بنیادی ساخت سازمانها ، تیمها هستند و یک از عوامل بنیادی ساخت تیمها، تیم سازی است.

 

برنامه های ایجاد تغییر از طریق مشاوره در فرآیند:

مدل مشاوره فرآیندی شبیه برنامه های تغییر تیم سازی است. به استثنای اینکه در مشاوره فرآیندی تاکید بیشتری روی فعالیتهای فرآیند درک و تشخیص است. بعلاوه در این مدل تاکید بیشتر بر نقش غیر جهت دهنده و پرسشگرانه صورت می گیرد.

شاین  انواع برنامه های تغییر را تشریح می کند و معتقد است که مشاور فرآیند باید به شرح زیر عمل کند:

1-تدوین موضوع برنامه های تغییر مرکب از :

  - پرسشهایی که با مسایل متقابل شخصی توجه دارند.

  - دوره های تجزیه و تحلیل فرآیند.

  - رویه های آزمون و مرور دستور جلسه.

2- بازخور از مشاهدات یا سایر داده ها مرکب از

  - بازخور به گرو هها در خلال تجزیه و تحلیل فرآیند یا زمان کاری

  - باز خور به افراد بعد از جلسات یا بعد از جمع آوری داده ها.

3- رایزنی یا مشورت با افراد.

4- پیشنهاد ساختاری.

 

رویکرد گشتالت به تیم سازی:

شکلی از تیم سازی است که بجای تمرکز بر گروه بیشتر بر فرد تمرکز دارد. رویکرد گشتالت به تحول سازمان است. موضوع اصلی ساختن فردی قوی تر، قابل اعتماد تر و ایجاد تیمی بهتر است اما اینها نتایج مورد نظر نیستند. همانطور که هرمن می گوید:

هدف من در اینجا ارائه آموزش در مورد ساختن فرهنگ سازمانی سالم تر مطبوع تر و یا ساده تر برای افراد نیست بلکه هدف من کمک به افراد است تا تواناییها و نقاط قوت خود را باری انطباق با دنیای سازمانیشان هرجا که شرایط مساعد باشد تشخیص داده متکامل کرده و تجربه کنند. بعلاوه من دوست دارم گه آنها در جهت کشف خواسته های منحصر به فرد خودشان از آن محیط و همینطور تواناییهایشان برای نفوذ و شکل دادن آن محیط به نحوی که به بیشتر خواسته هایشان برسند تشویق کنم.

 

فنون و عملیات مورد استفاده در تیم سازی:

1-  فن تجزیه و تحلیل نقش:

فن تجزیه و تحلیل نقش برای تبیین انتظارات و تعهدات اعضای تیم نسبت به بهبود اثر بخشی تیم طراحی شده است. در سازمانها افراد نقش های تخصصی خاصی به عهده می گیرند که در آن رفتارهای ویژه ای بروز می دهند.

2-  روش وابستگی متقابل:

اگر اعضا نوعی تمایل به بهبود همکاری بین خود و بین واحدهایشان ابراز کرده اند روش وابستگی متقابل یک برنامه تغییر مفید است. این روش برای ارزیابی افراد در کشف و آشکار نمودن مشکلاتی که ممکن است پنهان باشند و قبلاً مورد بررسی قرار نگرفته اند و در فراهم آوردن اطلاعات مفید در مورد چالشهای جاری که در سایر حوزه های مسئولیت وجود دارند سودمند است.

3-  فن مذاکره نقش:

وقتی علل عدم اثر بخشی تیم ناشی از رفتار افرادی است که علاقه مند به تغییر آن نیستند چون چنین تغییری می تواند به معنای از دست دادن قدرت یا نفوذ آنها قلمداد شود فن مطرح شده به وسیله راجرز هریسون که ((مذاکره نقش)) نامیده شده است اغلب می تواند مورد استفاده قرار گیرد.

4-  نمودار مسئولیت:

در تیمهای کاری تصمیمات اتخاذ می شود و افراد و گروههای کوچک وظایف را انجام می دهند. این تکنیک کمک می کند تا مشخص گردد چه کسی مسئولیت چه کاری را و بر پایه چه تصمیمات و اقدامات مختلفی بر عهده دارد.

5-  طراحی چشم انداز آینده:

اصطلاحی است که برای نوعی برنامه تغییر استفاده می شود که در آن اعضای گروه در یک یا چند گروه سازمانی تصور خود را از آنچه که آنها می خواهند سازمان در آینده شبیه آن شود ایجاد و توصیف می کنندچهار چوب زمانی ممکن در سازمانهای مختلف 6 ماه تا 5 سال باشد.

6-  تجزیه و تحلیل میدان نیرو:

قدیمی ترین برنامه ایجاد تغییر که در اختیار کارگزار بهبود سازمان می باشد؛ تجزیه و تحلیل میدان نیرو است. که ابزاری برای درک یک وضعیت مسئله دار و برنامه ریزی اقدامات عملی اصلاحی است.

7-  نظریه نهایی در باب کار تیمی:

دلیل اینکه تیم سازی چنین نتایج مثبت موثری را به بار می آورد آن است که تیم سازینوعی برنامه تغییر است که با ماهیت سازمانها به عنوان سیستمهای اجتماعی، هماهنگی دارد. تحت یک سیستم تقسیم کار ، اجرای وظیفه سازمانی به تیمها واگذار می شوند.

سیستم برای اثر بخش ساختن افراد و برای تسهیل انجام وظیفه نماینده تیمهای چند وظیفه ای را در بر می گیرد.

 

 

+ نوشته شده در  دوشنبه ۱۳۹۰/۰۳/۰۲ساعت 9:55  توسط محمدحسین عربها   |